Control de tiempo y verificación
Pague a sus cuadrillas por las horas que pasaron en el edificio y deje de dedicar sus noches a corregir hojas de tiempo.
Las salidas sin fichar, los fichajes desde fuera del sitio y las horas enviadas por mensaje son comunes en la limpieza, y casi siempre un gerente los corrige fuera de horario. Clean Smarts le da a cada cuadrilla una forma de fichar, aun sin smartphone, le permite bloquear o marcar los fichajes desde fuera del sitio, y marca los problemas de las hojas de tiempo antes de que usted las apruebe. Con el Complemento de nómina, las horas aprobadas pasan a la nómina integrada, o se exportan a ADP, Gusto y QuickBooks.
Pague solo el tiempo en el sitio
Un fichaje desde el estacionamiento o desde la casa suma horas que usted nunca pensó pagar. Clean Smarts bloquea los fichajes desde fuera del sitio o los permite y los marca para revisión, y la app móvil rechaza las ubicaciones GPS falsas, así que la nómina refleja el tiempo pasado en el edificio.
Menos correcciones de nómina
Los pagos de corrección después del día de pago le quitan tiempo a su oficina, y los trabajadores que los esperan lo notan. Clean Smarts marca los problemas antes de que usted apruebe las horas y, con el Complemento de nómina, esas horas aprobadas se usan para procesar la nómina dentro de Clean Smarts.
Pagos en los que sus cuadrillas confían
Muchos errores en los pagos empiezan en el cálculo de las horas extra. Clean Smarts calcula las horas extra semanales y aplica las reglas diarias de horas extra de California, y los problemas de las hojas de tiempo se corrigen antes del día de pago y no después.
Ausencias detectadas a tiempo
Es más fácil cubrir un turno perdido esa misma noche que explicárselo a un cliente al día siguiente. Sus supervisores reciben una alerta de ausencia cuando todavía hay tiempo de mandar a alguien y, en el Plan Expert, usted decide qué tareas requieren una foto en vivo del trabajo terminado.
- 6 formas de fichar
- 7 revisiones automáticas antes de la nómina
- 30+ idiomas en la app móvil
Deje de pagar horas que nadie trabajó
La mano de obra es el mayor costo en la mayoría de los contratos de limpieza, y un trabajador que ficha antes de llegar al edificio suma horas pagadas que salen de su margen. Clean Smarts bloquea los fichajes desde fuera de la geocerca de un sitio, o los permite y los marca para revisión si usted lo prefiere, y la app móvil rechaza las ubicaciones GPS falsas. Su nómina refleja el tiempo pasado en el edificio y, cuando un trabajador disputa un fichaje, usted tiene el mapa que muestra desde dónde se hizo.
Permita que cada limpiador fiche, con o sin smartphone
No todos los limpiadores se sienten cómodos con una app y, cuando alguien no la usa, sus horas llegan en papel o en un mensaje que nadie compara con el horario. Clean Smarts le da a sus cuadrillas seis formas de fichar, entre ellas una llamada desde un teléfono fijo y, en el Plan Expert, un kiosco en tableta compartida. Cada fichaje queda en el mismo sistema, así que su oficina revisa un solo juego de horas en lugar de armarlo con notas sueltas.
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Active el fichaje sin conexión y los fichajes conservan su hora y ubicación reales, incluso sin señal.
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Llamada telefónica
Desde cualquier teléfono, incluso un fijo, con menú de voz en 10 idiomas.
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Mensaje de texto
Basta un teléfono básico para iniciar y terminar el turno.
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Código de barras en el sitio
Un escaneo en el sitio demuestra que el trabajador realmente estuvo ahí.
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Etiqueta NFC
Plan ExpertUn toque en la etiqueta del sitio, sin nada que escribir.
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Kiosco en tableta compartida
Plan ExpertUna tableta cubre a toda la cuadrilla. La verificación facial frena el fichaje por otro.
Corrija los problemas de las hojas de tiempo antes de procesar la nómina
Las salidas sin fichar, las llegadas tarde y los descansos omitidos aparecen en casi todos los periodos de pago, y corregirlos antes del día de pago cuesta mucho menos trabajo. Siete revisiones automáticas los marcan antes de que usted apruebe las horas, y Clean Smarts separa las horas regulares, extra y de tiempo doble, incluidas las reglas diarias y del séptimo día de California. Con el Complemento de nómina, las horas aprobadas pasan directamente a la nómina de Clean Smarts, o se exportan a ADP, Gusto o QuickBooks, así que el día de nómina sirve para aprobar horas y no para corregirlas.
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Las cuadrillas fichan
Cada trabajador usa la forma de fichar, de las seis disponibles, que mejor funcione en su sitio.
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Los problemas se marcan
Las excepciones aparecen antes de que alguien apruebe las horas.
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Usted aprueba y bloquea
Apruebe las filas una por una o todas a la vez, y luego bloquee el periodo.
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Se procesa la nómina
Procésela en Clean Smarts con el Complemento de nómina, o exporte las horas a su proveedor.
Entérese de una ausencia cuando todavía puede cubrir el turno
Sin una alerta, un turno perdido muchas veces sale a la luz cuando el cliente llama a la mañana siguiente. Cuando nadie ficha la entrada de un turno, Clean Smarts envía a sus supervisores una alerta de ausencia cuando todavía hay tiempo de mandar a alguien. En el Plan Expert, las fotos en vivo en las tareas y los escaneos de puntos de control a lo largo de la ruta le dan un registro del trabajo para mostrárselo al cliente que pregunte.
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Por push, correo o texto, cuando todavía hay tiempo de cubrir el turno.
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Puntos de control
Plan ExpertLos escaneos a lo largo de la ruta demuestran que la cuadrilla cubrió todo el edificio.
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Tareas con foto obligatoria
Plan ExpertExija una foto y ninguna tarea queda terminada sin prueba.
Cotice y asigne personal a sus cuentas con horas verificadas
Muchos dueños no saben con certeza qué cuentas dejan dinero, porque cada cotización se basó en horas estimadas. Sus horas aprobadas alimentan los informes de presupuesto frente a real, que muestran los sitios que requieren más mano de obra de la presupuestada. Usted sabe qué cuentas recotizar, y su próxima cotización usa las horas que el trabajo realmente tomó.
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Nómina de servicio completo
Complemento de nóminaPagos, depósito directo y presentación de impuestos sobre las mismas horas verificadas. Sin exportar nada.
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Tiempo por tarea
Plan ExpertVea cuánto tarda realmente cada tarea y cotice la próxima oferta con números reales.
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Costeo de trabajos
Plan ExpertLas mismas horas verificadas muestran qué sitios dejan dinero y cuáles se comen su presupuesto de mano de obra.
Cómo se compara Clean Smarts con las hojas de cálculo y los relojes GPS
| Lo que necesita | Clean Smarts | Hojas de cálculo | Apps básicas de reloj GPS |
|---|---|---|---|
| Prueba de que el trabajador estuvo en el sitio | Geocerca o escaneo en el sitio | Lo que el trabajador diga | Sello GPS |
| Prueba de que el trabajo se hizo | Puntos de control y fotos | No | Rara vez |
| Problemas detectados antes de la nómina | 7 revisiones automáticas | Si alguien los nota | Algunos |
| Horas extra y pago a destajo | Semanales, de California y de otros estados | Fórmulas que usted mantiene | Depende |
| Nómina con las mismas horas | Integrada (Complemento de nómina) | Copiar y pegar | Requiere integración |
| Evidencia para disputas de pago | Historial completo de fichajes y ediciones | Cualquiera puede editar una celda | Depende |
Con Clean Smarts, cada hora que aprueba tiene un historial de fichajes y ediciones que usted puede revisar. Su oficina aprueba la nómina en lugar de rehacerla, y una disputa de pago llega con un registro para mostrarle al trabajador.
Preguntas frecuentes
¿Clean Smarts puede evitar que un empleado fiche por otro?
Sí. Puede bloquear los fichajes desde fuera del sitio, la app móvil rechaza las ubicaciones GPS falsas y, en el Plan Expert, los kioscos compartidos verifican el rostro de cada trabajador antes de registrar el fichaje.
¿Los limpiadores necesitan smartphone propio o señal celular?
No. Pueden fichar con una llamada o un mensaje de texto desde cualquier teléfono o, en el Plan Expert, en un kiosco de tableta compartida en el sitio. Con el fichaje sin conexión activado, la app móvil funciona sin señal, y los fichajes conservan su hora y ubicación originales.
¿Qué pasa si un limpiador olvida fichar la salida?
Active la salida automática y los fichajes olvidados se cierran solos al llegar a la duración máxima de turno que usted defina, así que una salida sin fichar deja de sumar horas en ese límite. Además, cualquier fichaje que quede abierto se marca en la lista de excepciones de las hojas de tiempo antes de la nómina.
¿Clean Smarts maneja las horas extra de California y otras reglas estatales?
Sí. Clean Smarts cuenta como horas extra las que pasan de 40 en una semana. También aplica las reglas de California de horas extra diarias, tiempo doble y séptimo día, además de las reglas de horas extra diarias o del séptimo día de Alaska, Colorado, Kentucky, Nevada y Columbia Británica. Cuando la semana de un trabajador incluye trabajo a destajo, las horas extra se pagan con un promedio ponderado de todo lo que ganó esa semana. Su oficina no tiene que calcular las horas extra de California en una hoja de cálculo.
¿Clean Smarts puede procesar mi nómina?
Sí. Con el Complemento de nómina, las horas aprobadas se convierten en pagos dentro de Clean Smarts, con depósito directo, y Clean Smarts presenta sus impuestos federales, estatales y locales. Si prefiere conservar su proveedor, las horas se exportan a ADP, Gusto, Paychex, Paylocity, QuickBooks y más de 10 sistemas adicionales, y se sincronizan en vivo con QuickBooks Online y Paycom.
¿Cómo sé que un supervisor no está inflando las horas de un amigo?
Cada edición registra quién cambió qué fichaje y cuándo, así que puede ver quién agregó horas a una hoja de tiempo. Una vez que aprueba un periodo de pago, puede bloquearlo para que esas horas ya no se puedan cambiar.
¿Cómo le demuestro el trabajo a mis clientes?
En el Plan Expert, puede exigir que los limpiadores tomen una foto en vivo antes de marcar una tarea como terminada, y los escaneos de puntos de control registran por dónde pasaron en la ruta. Cuando un cliente pregunte si el trabajo se hizo, puede mostrarle las fotos y los escaneos.
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