Costeo de trabajos
Sepa qué ubicaciones conservan el margen que cotizó en el contrato, y si la mano de obra o los suministros le costaron el resto.
Muchas empresas de limpieza se enteran de si una cuenta deja ganancia solo cuando alguien concilia la nómina y los contratos en una hoja de cálculo. Con el Plan Expert, el costeo de trabajos de Clean Smarts muestra el margen de cada ubicación en el periodo que usted elija. El margen son los ingresos que presupuestó en contratos y órdenes de trabajo, menos lo que realmente costaron la mano de obra y los suministros.
Sepa qué ubicaciones dejan ganancia
Cada ubicación tiene una fila con sus ingresos, mano de obra, suministros y margen del periodo. La vista en porcentajes compara un sitio pequeño con uno grande por la parte de los ingresos que conserva cada uno.
Costo laboral a partir de las horas que ficharon sus limpiadores
La mano de obra real es el tiempo que sus limpiadores ficharon en la ubicación, a la tarifa de cada trabajador, con las horas extra a tiempo y medio y las horas extra dobles a tarifa doble. Un sitio que genera horas extra muestra ese costo mayor en su margen.
Sepa si se pasó la mano de obra o los suministros
Cuando una ubicación supera su presupuesto de costos, la pestaña Desglose de costos muestra si el exceso se fue en mano de obra o en suministros. Usted sabe si debe revisar el horario o los pedidos de suministros de ese sitio.
Números de las ubicaciones que dirige cada gerente
Cada gerente ve las ubicaciones a las que tiene acceso, y cuando quiere filtra por un sitio o un grupo de ubicaciones. El acceso a costos e ingresos se define por usuario, así que usted decide quién ve el costo laboral y quién ve los ingresos.
Un contrato de limpieza se cotiza con las horas de mano de obra previstas y una asignación de suministros, y el margen depende de que cada sitio se mantenga cerca de ambos. Cuando una cuadrilla trabaja de más, la diferencia suele aparecer solo cuando alguien concilia la nómina en una hoja de cálculo. El costeo de trabajos de Clean Smarts muestra cuánto conserva cada ubicación de su contrato, para que usted vea cuáles pierden margen y por qué.
Sepa qué ubicaciones conservan el margen que cotizó
Sin números por ubicación, es difícil saber qué cuentas dejan ganancia y cuáles cuestan más de limpiar de lo debido. Con el Plan Expert, el costeo de trabajos le da a cada ubicación una fila con sus ingresos, la mano de obra real, los suministros reales y el margen del periodo que elija. Usted llega a la renovación de un contrato sabiendo si esa cuenta rinde lo que cotizó.
- Margen de contribución
- Desglose de costos
- Gráficos y análisis
| Ubicación | Ingresos | Trabajo | Suministros | Margen de beneficio |
|---|---|---|---|---|
| Summit Office Tower | $18,400.00 | $11,520.00 | $350.00 | $6,530.00 |
| Harborview Corporate Center | $14,200.00 | $10,700.00 | $320.00 | $3,180.00 |
| Riverbend Medical Plaza | $22,600.00 | $14,700.00 | $510.00 | $7,390.00 |
| Lakeshore Distribution Center | $6,800.00 | $4,250.00 | $130.00 | $2,420.00 |
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Los presupuestos salen del horario, los presupuestos de suministros y los contratos que ya mantiene
Pocos dueños quieren cambiar la forma en que cotizan y programan solo para saber qué cuentas dejan ganancia. Clean Smarts arma el presupuesto de cada ubicación con sus turnos y órdenes de trabajo programados, su presupuesto de suministros y su contrato mensual. Su horario y sus contratos siguen como usted ya los maneja, y el costeo de trabajos funciona aunque no envíe las facturas desde Clean Smarts.
Sepa si la mano de obra o los suministros llevaron una ubicación por encima del presupuesto
Cuando el margen de un sitio baja, la siguiente pregunta es si la cuadrilla está trabajando de más o si el sitio usa más suministros de lo previsto. La pestaña Desglose de costos pone junto a sus presupuestos la mano de obra real, con las horas fichadas en el control de tiempo, y los suministros registrados como usados. Si revisa el desglose de la semana pasada cada lunes, puede ajustar el horario antes de que otra semana llegue a la nómina.
- Margen de contribución
- Desglose de costos
- Gráficos y análisis
| Ubicación | Mano de obra presupuestada | Trabajo real | Variación de mano de obra | Suministros presupuestados | Suministros reales | Variación de suministros | Variación del costo total |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Summit Office Tower | $2,640.00 | $2,585.00 | -$55.00 | $180.00 | $165.00 | -$15.00 | -$70.00 |
| Harborview Corporate Center | $2,080.00 | $2,412.00 | +$332.00 | $140.00 | $152.00 | +$12.00 | +$344.00 |
| Riverbend Medical Plaza | $3,480.00 | $3,455.00 | -$25.00 | $260.00 | $238.00 | -$22.00 | -$47.00 |
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Detecte una factura mensual que nunca se envió
Una factura mensual que nunca se creó es fácil de pasar por alto, porque la cuadrilla sí limpió el edificio y nada se ve mal en el horario. Si factura desde Clean Smarts con QuickBooks Online como sistema contable, la pestaña Ingresos compara los ingresos presupuestados de cada ubicación con lo facturado. Una ubicación sin factura de febrero salta a la vista mientras el mes sigue abierto.
- Margen de contribución
- Desglose de costos
- Ingresos
- Gráficos y análisis
| Ubicación | Ingresos presupuestados | Ingresos facturados | Varianza |
|---|---|---|---|
| Summit Office Tower | $18,400.00 | $18,400.00 | $0.00 |
| Harborview Corporate Center | $14,200.00 | $14,200.00 | $0.00 |
| Riverbend Medical Plaza | $22,600.00 | $22,600.00 | $0.00 |
| Lakeshore Distribution Center | $6,800.00 | $0.00 | -$6,800.00 |
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Dé a cada gerente los números de las ubicaciones que dirige
A medida que suma ubicaciones, a un solo dueño le cuesta más revisar los números de cada sitio, y no todos los gerentes necesitan ver los ingresos. Cada gerente ve las ubicaciones a las que tiene acceso y filtra el reporte por una ubicación o un grupo de ubicaciones. El acceso a costos e ingresos se define por usuario, así que usted decide quién ve sus ingresos.
Con márgenes calculados a partir de sus contratos, su horario y el tiempo fichado, usted sabe qué ubicaciones son rentables antes de la siguiente renovación y qué revisar en las demás.
Preguntas frecuentes
¿Necesito enviar las facturas desde Clean Smarts para usar el costeo de trabajos?
No. El margen se calcula con los ingresos que presupuestó en sus contratos y órdenes de trabajo, así que el costeo de trabajos funciona tanto si factura desde Clean Smarts como desde su sistema contable.
¿Cómo se calcula la mano de obra presupuestada?
Clean Smarts toma las horas programadas de cada turno y orden de trabajo de la ubicación en el periodo, las multiplica por el número de personas presupuestadas para el turno y aplica la tarifa laboral definida en ese turno u orden de trabajo. Si usted cambia el horario, el siguiente reporte usa las horas nuevas.
¿Cómo se calcula la mano de obra real?
La mano de obra real suma las horas que sus limpiadores ficharon en la ubicación durante el periodo, cada una a la tarifa de ese trabajador. Las horas extra se costean a tiempo y medio y las horas extra dobles a tarifa doble.
¿El costeo de trabajos cuenta solo las horas aprobadas?
No. El costeo de trabajos usa el tiempo fichado, se haya aprobado o no la hoja de horas. Si quiere comparar las horas programadas solo con las horas aprobadas, el reporte Presupuesto vs. real, en la sección Tiempo, tiene esa opción.
¿De dónde sale el costo de suministros?
El costo real de suministros es el costo de los suministros registrados como usados en la ubicación durante el periodo. El presupuesto de suministros es el presupuesto de 30 días definido en la ubicación, convertido en un monto diario y contado por cada día del reporte.
¿De dónde salen los ingresos?
Los ingresos son el monto mensual del contrato de la ubicación por cada fecha de facturación del periodo, más el monto facturable de las órdenes de trabajo que comienzan en el periodo. Si factura desde Clean Smarts con QuickBooks Online como sistema contable, la pestaña Ingresos también muestra el monto facturado, sin contar las facturas anuladas.
¿Puedo ver la ganancia de una sola orden de trabajo?
El costeo de trabajos reporta el margen por ubicación. Las órdenes de trabajo de una ubicación se incluyen en la fila de esa ubicación junto con sus turnos recurrentes, su contrato y sus suministros, en lugar de aparecer por separado.
¿Qué plan incluye el costeo de trabajos?
El costeo de trabajos forma parte del Plan Expert. Cada usuario ve las columnas de costos, las de ingresos o ambas, según el acceso que usted le dé, y los usuarios con ambos accesos también ven el margen y los gráficos.
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