Grupos y múltiples ubicaciones

Sume sucursales y regiones mientras cada gerente regional maneja sus propios sitios y ve los reportes de toda su región con un solo filtro.

Cuando una empresa de limpieza suma sucursales, la oficina suele terminar sumando los números de cada sitio en una hoja de cálculo para saber cómo va una región. Con el Plan Expert, Clean Smarts organiza sus ubicaciones en grupos por región, sucursal y cuenta de cliente, y un gerente que es propietario de un grupo ve los sitios de ese grupo y de todos los que tiene debajo. Reportes como Presupuesto vs. real e Inspecciones se filtran por grupo, así que un solo filtro cubre toda una región.

Grupos que siguen su organigrama

Las regiones, sucursales y cuentas de clientes quedan unas dentro de otras, tal como está organizada su empresa. Cuando usted se reorganiza, un grupo pasa debajo de otro en el árbol y conserva sus sitios.

Cada gerente regional ve sus propios sitios

Un gerente que es propietario de un grupo ve los sitios de ese grupo y de todos los grupos que tiene debajo. Una sucursal que se agrega a una región queda a la vista del gerente de esa región sin asignarle cada edificio.

Un filtro para toda una región

Presupuesto vs. real, Inspecciones, Órdenes de trabajo y otros reportes se filtran por grupo, incluidos los sitios de sus subgrupos, así que los números de una región salen de una sola elección y no de una hoja de cálculo.

Cuentas de clientes en varias regiones

Un edificio puede pertenecer a su grupo regional y al grupo de un cliente a la vez, así que el gerente de cuenta y el gerente regional lo ven.

Una empresa de limpieza con sitios en varias ciudades quiere que cada gerente regional maneje sus propios sitios, y la oficina suele sumar los números de una región en una hoja de cálculo. Con el Plan Expert, Clean Smarts organiza sus ubicaciones en grupos, así que cada gerente que es propietario de un grupo ve sus sitios y los números de toda una región salen de un solo filtro. A medida que su empresa suma sucursales, la oficina obtiene los números de cada región sin armar los totales ella misma.

Mantenga sus ubicaciones organizadas por región, sucursal y cuenta de cliente mientras crece

Una lista simple de ubicaciones funciona con unos cuantos edificios, pero se vuelve difícil de manejar con decenas de sitios en varias ciudades. Clean Smarts reúne sus ubicaciones en grupos que pueden estar unos dentro de otros, así que la Región Suroeste del ejemplo contiene una sucursal en Phoenix y otra en Tucson, cada una con sus edificios. Cuando usted se reorganiza, arrastra un grupo debajo de otro, y el propietario del nuevo grupo superior pasa a ver los sitios del grupo que movió.

Grupos

Organice las ubicaciones en jerarquías para gerentes regionales, ejecutivos de cuenta e informes

Añadir grupo

Todas las ubicaciones

Ubicaciones 48 / 48

Miembros 198 / 212
Región Suroeste

Ubicaciones 0 / 48

Propietarios: Dana Whitfield

Miembros 0 / 212
Sucursal Phoenix

Ubicaciones 12 / 48

Propietarios: Luis Ortega

Miembros 51 / 212
Sucursal Tucson

Ubicaciones 8 / 48

Propietarios: Priya Raman

Miembros 35 / 212
Región Costa del Golfo

Ubicaciones 28 / 48

Propietarios: Carmen Diaz

Miembros 112 / 212
Harborview Properties

Ubicaciones 5 / 48

Propietarios: Tom Becker

Miembros 22 / 212

Ubicaciones cuenta los sitios asignados directamente a cada grupo, sin los de sus subgrupos, y Miembros cuenta las personas asignadas a esos sitios.

Dé a cada gerente regional los sitios de su región

Asignar a un gerente regional a cada edificio uno por uno le quita tiempo a la oficina, y se repite cada vez que la empresa suma un sitio. El propietario de un grupo ve todas sus ubicaciones y las de los grupos que tiene debajo, así que Dana Whitfield, propietaria de la Región Suroeste, ve los 20 edificios de Phoenix y Tucson sin asignaciones por separado. Sus gerentes regionales manejan las cuentas de su región sin ver el resto de la empresa, y su rol de usuario sigue decidiendo qué pantallas y reportes abren.

Agrupe los edificios de un cliente para el gerente de cuenta

Algunos clientes tienen edificios en más de una región, y su gerente de cuenta necesita verlos todos juntos. Una ubicación puede pertenecer a más de un grupo, así que un grupo Harborview Properties reúne los cinco edificios de ese cliente mientras cada uno sigue en su grupo regional. El gerente de cuenta que es propietario de ese grupo filtra los reportes por ese cliente, y los gerentes regionales siguen contando esos mismos edificios en sus totales.

Vea los reportes de toda una región con un solo filtro

Elegir 20 edificios uno por uno en cada reporte hace más lenta cada revisión regional. En reportes como Presupuesto vs. real, Inspecciones, Órdenes de trabajo y Solicitudes de suministros, elegir la Región Suroeste en el filtro de ubicación incluye los sitios de ese grupo y de sus subgrupos a los que el gerente tiene acceso. En Costeo de trabajos y Scorecard, ambos del Plan Expert, el mismo filtro muestra los márgenes y las calificaciones mensuales de una región, así que usted la revisa por ganancias y calidad además de horas.

Región Suroeste

Al elegir la Región Suroeste, el reporte incluye los sitios de Phoenix y Tucson.

Con los grupos, cada gerente que es propietario de un grupo ve su región o cuenta de cliente, y su oficina revisa cualquiera de ellas con un solo filtro en lugar de una hoja de cálculo.

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Preguntas frecuentes

¿Se puede limitar a los gerentes regionales a sus propios sitios?

Sí. Haga al gerente propietario del grupo de su región. Verá las ubicaciones de ese grupo y de todos los grupos que tiene debajo, además de las ubicaciones que tenga asignadas directamente. Los usuarios con el permiso Manage Account o Locations (All) ven todas las ubicaciones de la empresa.

¿Quién puede crear y cambiar los grupos?

Los usuarios con el permiso Manage Account crean y editan los grupos en la configuración de la empresa. Ser propietario de un grupo cambia los sitios que ve un gerente, pero no le permite editar el árbol de grupos.

¿Un reporte puede cubrir toda una región?

Sí. En reportes como Presupuesto vs. real, Inspecciones, Órdenes de trabajo y Solicitudes de suministros, y en Costeo de trabajos y Scorecard del Plan Expert, elija un grupo en el filtro de ubicación. El reporte incluye todas las ubicaciones de ese grupo y de sus subgrupos.

¿Una ubicación puede pertenecer a más de un grupo?

Sí. Un edificio puede estar en su grupo regional y en el grupo de una cuenta de cliente a la vez, y aparece en los reportes de ambos.

¿Tenemos que configurar los grupos desde el primer día?

No. Puede trabajar con una lista simple de ubicaciones y agregar grupos cuando abra una segunda sucursal. Al activar los grupos, Clean Smarts crea un grupo principal llamado Todas las ubicaciones con todas sus ubicaciones actuales, y usted arma las regiones y sucursales debajo. Sus ubicaciones y su historial no cambian. Los grupos están en el Plan Expert.

¿Esto funciona para una red de franquicias?

Los grupos organizan las sucursales de una sola empresa en Clean Smarts y controlan qué sitios de cada sucursal ve cada gerente. Clean Smarts no gestiona regalías de franquicia ni la facturación entre franquiciados.

¿Cómo se relacionan los grupos con los pisos y salas de un edificio?

Los grupos deciden qué edificios supervisa un gerente. Dentro de cada edificio, el alcance del trabajo divide el sitio en pisos, suites, salas y otras áreas, con listas de verificación e inspecciones ligadas a cada una. La página Inspecciones y calidad explica esa estructura dentro del edificio.

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