Gestión de suministros
Pida los suministros de cada sitio a partir de sus propias solicitudes y conteos, en lugar de adivinar a qué edificio corresponde cada mensaje de texto.
En muchas empresas de limpieza, las solicitudes de suministros llegan por mensaje de texto, y la oficina tiene que averiguar a qué edificio y a qué artículos se refiere cada una. En Clean Smarts, el personal de limpieza solicita suministros para una ubicación en la app móvil, los encargados de suministros del sitio reciben un aviso y, al registrar la entrega, se actualiza el inventario de ese sitio. Los niveles mínimos y de reabastecimiento indican qué volver a pedir después de un conteo, y con el Plan Expert usted compara el gasto en suministros de cada sitio con su presupuesto.
Las solicitudes llegan con el edificio indicado
Cada solicitud está ligada a una ubicación, así que su oficina sabe a qué edificio corresponde. Sus encargados de suministros de esa ubicación reciben un aviso por los artículos que pone su empresa, y el encargado de suministros del cliente recibe un aviso por los artículos que pone el cliente.
Cada entrega actualiza el inventario del sitio
Cuando la oficina registra la cantidad entregada, el inventario de esa ubicación sube en la misma cantidad. La solicitud cerrada muestra quién la surtió y cuántas horas tardó, así que una pregunta sobre un pedido tiene una respuesta clara.
Los conteos indican qué volver a pedir
Con un nivel mínimo y un nivel de reabastecimiento en cada artículo del sitio, un conteo en la app móvil termina con la opción de iniciar una solicitud para los artículos por debajo del mínimo. La solicitud trae cantidades sugeridas, así que el pedido corresponde a lo que necesita el almacén.
El gasto en suministros junto al presupuesto
Con el Plan Expert, el costeo de trabajos muestra el costo real de suministros de cada ubicación junto al presupuesto mensual que usted fija. Así ve qué cuentas usan más suministros de lo previsto.
En una empresa de limpieza, las solicitudes de suministros suelen empezar con un mensaje de texto. Alguien en la oficina averigua qué edificio es y cuánto enviar, y no queda registro de lo que usó el sitio ni de cuánto costó. Clean Smarts le da a cada ubicación sus propias solicitudes, niveles de inventario y conteos, para que su oficina pida para cada sitio según lo que realmente usa.
Reciba solicitudes de suministros con el edificio y los artículos ya indicados
Cuando el personal pide suministros por mensaje de texto, un gerente termina relacionando cada mensaje con un edificio y una lista de artículos. La persona de limpieza indica la ubicación, los artículos y las cantidades en la app móvil, y Clean Smarts avisa a los encargados de suministros que usted designe para ese sitio. Si la solicitud incluye artículos que compra el cliente, el encargado de suministros del cliente también recibe el aviso, así que su oficina no tiene que reenviarlos.
Sepa quién surtió cada pedido y cuándo
Cuando el encargado de un sitio dice que pidió bolsas para basura la semana pasada, la respuesta suele depender de la memoria de alguien. Su oficina atiende todas las solicitudes abiertas desde una sola lista en la app web, registra la cantidad entregada y cierra la solicitud, y el inventario del sitio sube en esa cantidad. El registro guarda quién la surtió, cuándo y cuántas horas tardó, así que usted responde al encargado con una fecha y un nombre.
Solicitud de suministros en la app web
ID de la solicitud de suministro: 10482
Cerrada- Ubicación
- Summit Office Tower
- Ordenado por
- Keisha Brennan
- Fecha del pedido
- 9 mar 2026, 18:40
- Fecha de cumplimiento
- 10 mar 2026, 9:55
- Cumplido por
- Devon Quintero
- Horas a cubrir
- 15
- Notas
- En los pisos 3 y 4 faltaron toallas de papel esta semana.
Artículos completados por la empresa
| Artículo necesario | Marca | Unidad | Cantidad pedida | Cantidad cumplida |
|---|---|---|---|---|
| Toallas de papel de extracción central | PureLine | caja de 20 | 6 | 6 |
| Bolsas para basura de 40 a 45 gal | Everclear | Caja | 4 | 4 |
| Limpiador multisuperficies | BrightPath | Botella | 8 | 8 |
Artículos entregados al cliente
| Artículo necesario | Marca | Unidad | Cantidad pedida | Cantidad cumplida |
|---|---|---|---|---|
| Repuesto de jabón de manos en espuma | Everclear | Caja | 2 | 2 |
Detecte el sitio que usa más suministros de lo normal
Sin un registro por sitio, es difícil saber si un edificio consume muchos más suministros que otro del mismo tamaño. El reporte de niveles de inventario muestra lo que entró, lo que salió y lo que hay en el estante de cada ubicación, y el reporte de uso de suministros muestra el consumo por día, semana o mes. Cuando dos edificios parecidos consumen cantidades muy distintas, usted lo ve y revisa las solicitudes y los conteos de ese sitio antes de pedir más.
Pida la cantidad correcta después de cada conteo
Cuando un supervisor hace el pedido de memoria, es fácil que olvide un artículo o pida una cantidad equivocada. Usted asigna a cada artículo de una ubicación un nivel mínimo, lo más bajo que quiere en el estante, y un nivel de reabastecimiento, la cantidad hasta la que se repone. Después de que un supervisor con permiso para fijar cantidades cuenta el almacén en la app móvil, la app le ofrece una solicitud que devuelve cada artículo bajo a su nivel de reabastecimiento.
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Contar el almacén
El supervisor registra lo que hay en el estante, escanea el código de barras de un artículo para encontrarlo y toca Confirmar nivel actual.
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Ver lo que está bajo
Si hay artículos por debajo del mínimo y las solicitudes abiertas no los cubren, la app muestra Suministros bajos y pregunta si desea pedir.
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Enviar la solicitud
La nueva solicitud sugiere una cantidad para cada artículo que lo devuelve a su nivel de reabastecimiento. El supervisor puede cambiar cualquier cantidad antes de enviarla.
Encuentre las cuentas que gastan en suministros más de lo presupuestado
El costo de suministros forma parte del margen de cada cuenta, pero es difícil verlo por sitio cuando las compras se registran todas juntas. Con el Plan Expert, usted fija un presupuesto mensual de suministros para cada ubicación, a partir de un monto de 30 días que Clean Smarts sugiere según los últimos 90 días de consumo del sitio. El costeo de trabajos muestra ese presupuesto junto al costo real de suministros registrado en cada sitio, así que usted ve qué cuentas gastan más de lo previsto.
Con las solicitudes, las entregas y los conteos registrados por ubicación, su oficina puede ver qué sitios tienen suministros bajos antes de que se acaben y pedir para cada uno según lo que usa.
Preguntas frecuentes
¿Quién puede solicitar suministros?
El rol predeterminado de personal de limpieza puede solicitar suministros desde la app móvil para las ubicaciones donde trabaja. El personal de oficina también puede crear una solicitud para un sitio desde la app web.
¿Quién recibe el aviso de una nueva solicitud de suministros?
Los encargados de suministros que usted designe para esa ubicación y los demás usuarios con acceso a la ubicación que tengan activados los avisos de solicitudes de suministros. Cada persona elige notificación push, correo, mensaje de texto o alerta en la app, y el mensaje llega en su idioma. Si la solicitud incluye artículos que pone el cliente, el encargado de suministros del cliente también recibe el aviso.
¿Hay un paso de aprobación?
No hay un estado de aprobación aparte. Una solicitud queda abierta hasta que alguien registra lo que se entregó y la cierra. La lista de surtidas muestra cuándo se surtió cada solicitud y cuánto tardó.
¿Cómo funcionan el nivel mínimo y el nivel de reabastecimiento?
El nivel mínimo es la cantidad más baja que usted quiere en el estante de ese sitio, y el nivel de reabastecimiento es la cantidad hasta la que se repone. Cuando se confirma un conteo en la app móvil y hay artículos por debajo del mínimo, la app pregunta si desea pedir suministros. La nueva solicitud sugiere cantidades que devuelven cada artículo a su nivel de reabastecimiento, descontando lo que ya está en una solicitud abierta.
¿Quién puede hacer el conteo de inventario?
Cualquier persona cuyo rol tenga permiso para fijar cantidades de suministros puede contar una ubicación en la app móvil y escanear códigos de barras para encontrar los artículos. El rol predeterminado de personal de limpieza puede solicitar suministros pero no cambiar los conteos, así que usted decide quién cuenta.
¿Puedo cobrarles los suministros a mis clientes?
Sí. Cada artículo del catálogo tiene un costo y puede tener un precio de refacturación, y usted puede cambiar ambos para una ubicación. Con el Plan Expert, los suministros que se agregan a una orden de trabajo se facturan a su precio de refacturación.
¿Puedo ver lo que usa cada sitio?
Sí. El reporte de niveles de inventario muestra la cantidad de cada ubicación al inicio y al final de un periodo, con aumentos, disminuciones y la cantidad actual, y puede exportarlo. El reporte de uso de suministros muestra el consumo por día, semana o mes.
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